关于做好2018年档案归档工作的通知-陕西工业职业技术学院档案室

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关于做好2018年档案归档工作的通知

【来源: | 发布日期:2018-12-13 】

各处级部门:

        档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。高校档案记载了学校教育事业各方面的变革与发展的历程,积聚了校内教职员工和学生劳动创造的成果与贡献,是学校的宝贵财富。高校档案在高校的发展和社会服务中起着越来越重要的作用。归档制度是党和国家相关法律明文规定的一项制度,是有效预防档案流失的重要手段之一,重视档案归档工作与重视日常管理工作同等重要。为了顺利完成我院2018年档案归档工作,加强对学院档案的集中统一管理,更好地为社会以及学院的教学、科研、管理等各项工作服务,现将有关事宜通知如下:

一、归档范围

教育部27号令指出高校档案是高校在招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

1、本部门在工作活动中直接形成的,能反映学院各项工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本部门档案的归档范围,包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十一大类,具体归档范围可参照《陕西工业职业技术学院档案归档范围和保管期限》和本部门归档范围。

2、除以上十一大类常规档案归档工作外,还要重点加强对本部门临时产生的、未在归档范围的具有保存价值的材料(如重大活动、会议、比赛等)、实物(各种奖状、锦旗、印章、校徽、纪念徽章、礼品、纪念物品等)、声像(如各类照片、录音带、录像带、光盘等)等材料的收集、整理、归档工作。

32019届毕业生合影以及其他重要合影照片及电子照片。

4、院级以上会议或活动材料;著名校友以及对学院建设有重要贡献的社会人士的各种材料;其他具有重要保存价值的材料。

二、归档要求

1、各部门负责人安排本部门档案归档计划,督促本部门工作人员将已经处理完毕的、有价值的文件材料交至本部门兼职档案员,任何部门和个人不得将应归档材料据为己有;各部门兼职档案员具体负责本部门的档案归档工作,切实履行自己的工作职责;部门负责人对要归档的文件材料进行严格审核并签字确认;

2、归档材料必须保持档案材料的原始性、系统性、准确性、完整性。归档材料必须是原件,若无原件,则可归复印件(复印件上要加盖部门公章);合同必须为原件或正本;照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片;奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。

3、归档材料要求字迹清楚、排版美观、用纸规范,要能反映学院教学、管理、教育实践等活动的全过程,要能对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;兼职档案员在整理过程中要逐件检查,不要缺项、漏项;兼职档案员要在专职档案员的指导下、熟练运用“南大之星”档案管理系统(),并对本部门的档案目录或全文进行录入(涉密文件除外),以便检索、查阅。

4、产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门和个人协助提供材料。

5、档案归档整理所需各种表格(卷内目录、备考表、移交目录等)请在学院档案工作网网址http://dag.npbqvqme.com/index.htm下载。

三、归档时间

12017年度各类综合性文件、科研项目、实物,以及其他能按年度归档的档案材料,请各部门于20184-6月进行预立卷,6月底之前移交至档案室。

22017/2018学年形成的教学档案,教务处、各二级学院等教学部门于201810-11月进行整理和预立卷,11月底之前移交至档案室。

四、其他注意事项

1、移交档案时,各类档案经交接双方检查核对无误,按归档要求验收后,正式办理移交手续,填写或打印“档案移交目录”一式两份,交接双方签字后各执一份备查。

2、各部门归档工作中若有问题请与档案室及时联系,联系电话:3152108,档案工作QQ: 80749789。

3、各部门兼职档案人员如有变动,请及时与档案室取得联系。

 

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